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Boas Práticas de Gestão Financeira

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10/05/2019

O dinheiro normalmente entra nas empresas através de receitas, sendo as saídas em forma de custos e despesas. Portanto, gerenciar o fluxo de caixa é essencial. Talvez você não consiga reduzir as despesas na hora de equalizar o fluxo de caixa, mas seguir um sólido processo de “contas a pagar” manterá os custos do negócio sob controle e poderá até economizar algum dinheiro.

Ainda que a empresa tenha resultados econômicos, o caixa da empresa se não for bem administrado pode fazer com a mesma venha a falir.

Muitos problemas financeiros das empresas iniciam-se na má elaboração de contratos, que geram desencaixes financeiros, desproteção para as empresas e outros grandes riscos.

Resista à urgência de atrasar pagamentos de contas

Um estudo recente descobriu que 1 em cada 10 faturas em todo o mundo são pagas com atraso, custando às pequenas e médias empresas até US$ 3 trilhões por ano! Embora às vezes possa ser tentador atrasar o pagamento de contas - especialmente quando os negócios estão lentos - essa prática pode custar mais à sua empresa no longo prazo.

Muitos fornecedores mantêm uma política rígida de cobrança de multas por atraso e multas por juros, além da correção monetária. Então, em vez de resolver problemas de fluxo de caixa, os pagamentos atrasados ​​muitas vezes os compõem. O mau gerenciamento de suas contas a pagar também pode prejudicar seu rating de crédito e ameaçar relações cruciais com fornecedores. Contas inadimplentes podem forçar os vendedores a:

  • exigir pagamento adiantado;
  • negar pedidos futuros;
  • protestar notas em cartório;
  • encaminhar contas não pagas para uma agência de cobrança;
  • solicitar penhora de bens; e
  • ingressar com pedido de falência.

Uma grande falha que as empresas cometem é a falta de satisfação de pagamentos para seus fornecedores e prestadores de serviço, gerando insatisfação e transtornos desnecessários.

O uso de um sistema de software que auxilie nesse setor permite que sua empresa gere relatórios de resumo de vencimentos regulares de contas a pagar. Esses resumos mostram quais contas estão pendentes (e por quantos dias) e quais faturas ainda estão por vir. Use esses relatórios para manter seu cronograma de pagamento organizado e evitar os custos de pagamentos atrasados ​​e privilégios de crédito perdidos.

Importante que a empresa faça novos contratos, compras e aquisições quando tiver certeza de que poderá honrar com tal despesa.

Não use pagamentos antecipados como uma ferramenta organizacional

Alguns proprietários de empresas pagam suas faturas antecipadamente como forma de evitar perder ou esquecer de pagá-las. É verdade que essas práticas de pagamento antecipado evitam multas por atraso, mas também podem levar a circunstâncias menos que ideais, caso sua empresa seja atingida por uma despesa não planejada. Isso sem contar a perda financeira, já que tempo significa dinheiro e as contas pagas antes da data de pagamento geram esta perda, pois o dinheiro poderia estar rendendo mais dias.

O problema com muitas emergências de crise de caixa é que elas são inesperadas, portanto, sua estratégia de fluxo de caixa deve incluir um fundo de contingência. Mas se você mergulhar consistentemente nesse fundo para pagar as faturas antecipadamente, as reservas de emergência podem não estar disponíveis quando você precisar delas.

Para evitar os custos de ter que solicitar e utilizar uma linha de crédito, configure seu sistema de contas a pagar para pagar as contas quando elas vencerem.

Nem todos os pagamentos antecipados são iguais...

Não confunda contas pagas antecipadamente por motivos organizacionais com a oportunidade de obter um desconto de vendas!

Sua situação de fluxo de caixa terá um papel fundamental em qualquer decisão de desconto que você fizer. Seu negócio pode fazer esse pagamento com 20 dias de antecedência? Ou suas reservas em dinheiro estão no momento em que economizar R$ 100 não justifica deixar sua operação vulnerável a uma despesa não planejada?

Certifique-se de pagar apenas uma vez

As notas podem ser uma ferramenta útil para identificar quais contas você recebeu e quais pagamentos efetuou, mas pagando valores pendentes diretamente pelos boletos originais minimiza o pagamento duplicado.

Os programas automatizados são normalmente projetados para alertar os usuários quando um número de fatura duplicado é inserido. Portanto, para evitar mais pagamentos múltiplos, insira um número de fatura em cada fatura processada. Enquanto a maioria das empresas atribui números exclusivos às suas faturas, você deve ter uma política lógica e consistente para criar um número quando não existe um.

Um exemplo seria usar sempre as três primeiras letras do nome do fornecedor, em conjunto com a data da fatura. Assim, um pedido de pagamento da ABC Company datado de 10 de setembro de 2018 pode ser inserido em seu sistema de contabilidade como ABC100918.

Discipline-se a fazer provisionamentos

Muitas empresas não fazem provisionamentos, por exemplo para esta época de final do ano, nas quais as empresas precisam pagar décimo terceiro, eventualmente fazer alguma confraternização ou algum material como agenda, cartão, dentre outros, prejudicando ainda mais o caixa da empresa.

Prioridade de pagamentos

A prioridade de pagamentos é importantíssima, principalmente em momentos de problemas econômicos e financeiros no qual as receitas não cobrem todas as despesas.

Assim, é importante que seja avaliada quais despesas operacionais não podem deixar de ser pagas, sob pena de impactar seriamente a empresa e até paralisar a operação da mesma. Avalie quais são os fornecedores chaves e parceiros, quais são os pagamentos que podem gerar mais receitas, quais os pagamentos que se não forem realizados podem gerar grandes riscos para o negócio ou para a empresa.

A CLG Engenharia Consultiva tem grande experiência em gestão e consultoria empresarial e operacional, inclusive na gestão financeira possuindo diversas boas práticas, técnicas e ferramentas de gestão.

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